Politique de confidentialité

Pour les données relatives à la création et à la gestion du compte utilisateur, le responsable du traitement est :

Ci-après désigné « Nova-Orthophonie ».

Pour les données relatives aux patients renseignées par un orthophoniste ou un logopède dans le cadre de son activité professionnelle, l'orthophoniste ou le logopède demeure responsable du traitement des données de ses patients.

Dans ce cadre, Nova-Orthophonie intervient en qualité de sous-traitant, au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD), pour les opérations nécessaires au fonctionnement de la plateforme.

2.1 Données relatives à l'Utilisateur

Lors de la création et de l'utilisation de son compte, Nova-Orthophonie peut traiter notamment les données suivantes :

• nom ;
• prénom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• informations nécessaires à la création et à la gestion du compte ;
• données relatives à l'abonnement et à la facturation ;
• données techniques nécessaires au fonctionnement et à la sécurisation du service ;
• données de connexion et journaux techniques nécessaires à la sécurité de la plateforme.

2.2 Données relatives aux patients

Dans le cadre de son utilisation professionnelle de Nova-Orthophonie, l'Utilisateur peut renseigner des données relatives à ses patients, notamment :

• nom ;
• prénom ;
• numéro de téléphone ;
• adresse e-mail ;
• date de naissance ;
• domaine de rééducation ;
• pathologie ;
• AMO ;
• nombre de séances ;
• et, lorsque ces fonctionnalités seront disponibles, bilan et médecin prescripteur.

Certaines de ces informations, notamment celles relatives à la pathologie, au bilan ou à la prise en charge, peuvent constituer des données concernant la santé au sens du RGPD.

L'Utilisateur reste responsable de la pertinence des données qu'il renseigne et doit s'assurer qu'il dispose d'une base légale permettant leur traitement dans le cadre de son activité professionnelle.

Les données relatives aux Utilisateurs sont traitées notamment afin de :

• créer et gérer les comptes ;
• permettre l'accès à Nova-Orthophonie ;
• gérer les abonnements ;
• assurer la facturation et les paiements ;
• assurer la sécurité des comptes et de la plateforme ;
• assurer le fonctionnement, la maintenance et l'amélioration technique du service ;
• répondre aux demandes adressées au support ;
• respecter les obligations légales applicables.

Les données relatives aux patients sont traitées afin de permettre à l'Utilisateur de :

• organiser ses prises en charge ;
• retrouver les informations nécessaires au suivi de ses patients ;
• assurer la continuité du parcours de rééducation ;
• suivre les séances ;
• utiliser les fonctionnalités proposées par Nova-Orthophonie dans le cadre de son activité professionnelle ;
• conserver et exporter les informations nécessaires au suivi de ses patients.

Nova-Orthophonie n'utilise pas les données des patients à des fins de publicité ou de commercialisation.

Les traitements concernant les données des Utilisateurs reposent, selon leur finalité, notamment sur :

• l'exécution du contrat conclu avec Nova-Orthophonie ;
• le respect des obligations légales auxquelles Nova-Orthophonie est soumise ;
• l'intérêt légitime de Nova-Orthophonie, notamment pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement de la plateforme ;
• le consentement lorsque celui-ci est requis.

Concernant les données relatives aux patients, l'Utilisateur demeure responsable de déterminer et de mettre en œuvre les bases légales applicables aux traitements qu'il réalise dans le cadre de son activité professionnelle.

Lorsque le traitement de données de santé est nécessaire à la prise en charge des patients par un professionnel de santé soumis au secret professionnel, celui-ci est réalisé dans le cadre juridique applicable au traitement des données de santé.

Nova-Orthophonie met en œuvre des mesures destinées à garantir la confidentialité des informations accessibles sur la plateforme.

Les données relatives aux patients sont accessibles uniquement dans le cadre nécessaire au fonctionnement du service et à la réalisation des opérations techniques nécessaires à son exploitation.

Les personnes et prestataires techniques pouvant intervenir sur les systèmes de Nova-Orthophonie sont soumis à des obligations de confidentialité adaptées à leurs fonctions.

Nova-Orthophonie ne vend pas les données des Utilisateurs ou des patients et ne les cède pas à des tiers à des fins commerciales.

Les données traitées dans le cadre de Nova-Orthophonie sont hébergées auprès de Clever Cloud, sur une infrastructure bénéficiant de la certification HDS (Hébergeur de Données de Santé).

Cette infrastructure permet notamment de répondre aux exigences applicables à l'hébergement de données de santé dans le cadre prévu par la réglementation.

Nova-Orthophonie veille à ce que ses prestataires techniques présentent des garanties suffisantes en matière de sécurité et de protection des données.

Nova-Orthophonie met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de protéger les données contre :

• les accès non autorisés ;
• la perte ou la destruction accidentelle ;
• l'altération ;
• la divulgation non autorisée ;
• les utilisations illicites.

Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• la sécurisation des connexions ;
• le chiffrement des communications ;
• la protection des mots de passe ;
• la limitation des accès techniques ;
• la sauvegarde des données ;
• la journalisation de certaines opérations nécessaires à la sécurité ;
• la surveillance et la maintenance des infrastructures.

Malgré toutes les mesures mises en œuvre, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue.

En cas d'incident de sécurité susceptible d'engendrer un risque pour les données personnelles, Nova-Orthophonie mettra en œuvre les mesures appropriées conformément à la réglementation applicable.

Pour assurer le fonctionnement de la plateforme, Nova-Orthophonie peut faire appel à des prestataires techniques ou commerciaux, notamment pour :

• l'hébergement ;
• la maintenance ;
• la sécurité ;
• le paiement ;
• l'envoi de communications nécessaires au fonctionnement du service.

Ces prestataires n'accèdent qu'aux données nécessaires à la réalisation de leurs missions.

Ils sont sélectionnés en tenant compte de leurs garanties en matière de protection et de sécurité des données et, lorsque cela est nécessaire, un accord de sous-traitance conforme au RGPD est mis en place.

Le paiement par carte bancaire est notamment assuré par Stripe. Les données bancaires nécessaires au paiement sont traitées par Stripe conformément à ses propres conditions et politiques de confidentialité. Nova-Orthophonie ne conserve pas les données complètes de carte bancaire.

Nova-Orthophonie privilégie des prestataires et infrastructures permettant de conserver les données dans l'Union européenne.

En cas de transfert de données personnelles vers un pays situé en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen, Nova-Orthophonie s'assurera qu'un mécanisme de transfert conforme au RGPD est applicable.

Les informations relatives aux éventuels transferts internationaux seront mises à jour dans la présente politique lorsque nécessaire.

10.1 Données du compte utilisateur

Les données nécessaires à la gestion du compte sont conservées pendant la durée d'utilisation du service.

Après suppression du compte, certaines données peuvent être conservées pendant une durée supplémentaire lorsqu'elles sont nécessaires au respect d'une obligation légale, à la gestion d'un éventuel litige ou à la défense des droits de Nova-Orthophonie.

Les données techniques et journaux de connexion sont conservés pendant une durée limitée et proportionnée à leur finalité de sécurité.

10.2 Données relatives aux patients

Les données relatives aux patients sont conservées afin de permettre la continuité du suivi et la récupération des informations par l'Utilisateur.

L'Utilisateur peut supprimer définitivement un patient depuis la plateforme, sous réserve des éventuelles obligations légales de conservation qui lui sont applicables.

À la fin de l'abonnement, les données ne sont pas nécessairement supprimées immédiatement. L'Utilisateur dispose d'une possibilité d'export ou de récupération de ses données selon les fonctionnalités proposées par Nova-Orthophonie.

En l'absence de réactivation ou d'utilisation du compte pendant une période de 10 ans, les données pourront être supprimées, sous réserve des obligations légales éventuellement applicables.

Il appartient à l'Utilisateur d'effectuer les exports nécessaires à la conservation de ses données avant toute suppression définitive.

Conformément à la réglementation applicable, l'Utilisateur dispose notamment, selon les conditions prévues par le RGPD, des droits suivants :

• droit d'accès à ses données ;
• droit de rectification ;
• droit à l'effacement lorsque celui-ci est applicable ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition lorsque celui-ci est applicable ;
• droit à la portabilité de ses données lorsque celui-ci est applicable ;
• droit de retirer son consentement lorsqu'un traitement repose sur celui-ci.

Toute demande peut être adressée à :

contact@nova-orthophonie.com

Nova-Orthophonie pourra demander les informations nécessaires permettant de vérifier l'identité du demandeur lorsque cela est justifié.

Les patients dont les données sont renseignées par un orthophoniste ou un logopède dans Nova-Orthophonie ne sont pas des Utilisateurs de la plateforme.

Pour les traitements réalisés par l'orthophoniste ou le logopède dans le cadre de sa prise en charge, les demandes relatives aux droits des patients doivent en principe être adressées directement au professionnel concerné, qui demeure responsable du traitement des données de ses patients.

Nova-Orthophonie peut apporter au professionnel les moyens techniques nécessaires pour lui permettre de répondre à ces demandes.

Lorsque Nova-Orthophonie est directement concernée par une demande relevant de ses propres responsabilités au titre du RGPD, elle coopère avec le professionnel concerné dans les conditions prévues par la réglementation.

Nova-Orthophonie peut utiliser des cookies ou technologies similaires nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et à l'authentification de la plateforme.

Des cookies ou traceurs supplémentaires pourront être utilisés uniquement dans les conditions prévues par la réglementation applicable et, lorsque cela est nécessaire, après recueil du consentement de l'Utilisateur.

Les informations détaillées relatives aux cookies utilisés par Nova-Orthophonie pourront faire l'objet d'une politique dédiée.

Les données renseignées par les Utilisateurs, et notamment les données relatives aux patients, ne sont pas utilisées par Nova-Orthophonie pour entraîner, alimenter, tester ou améliorer des modèles d'intelligence artificielle ou des modèles de langage.

Nova-Orthophonie n'utilise pas les données des patients à des fins de développement ou d'entraînement de systèmes d'intelligence artificielle.

Nova-Orthophonie peut être amenée à modifier la présente politique afin de tenir compte de l'évolution de ses services, de ses traitements de données ou de la réglementation applicable.

La version en vigueur est celle publiée sur la plateforme.

Lorsque les modifications sont susceptibles d'avoir un impact significatif sur les droits des Utilisateurs, Nova-Orthophonie pourra en informer les Utilisateurs par tout moyen approprié.

Si l'Utilisateur estime que ses données personnelles sont traitées en violation de la réglementation applicable et qu'il n'obtient pas de réponse satisfaisante après avoir contacté Nova-Orthophonie, il peut introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle compétente.

En France, cette autorité est la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL).

Pour toute question relative à la protection des données personnelles ou à la présente politique, l'Utilisateur peut contacter Nova-Orthophonie à l'adresse suivante :